Grensarbeiders die thuiswerken; De sociaal- fiscaalrechtelijke aspecten voor werkgevers
Het vrije verkeer van werknemers en diensten is een fundamenteel onderdeel van de Europese Wetgeving. Als gevolg daarvan vervagen de nationale grenzen steeds meer in de context van de toenemende globalisering.
Niet zelden komt het voor dat men op zoek is naar een professionele uitdaging over de grens. Wonen in het ene land en werken in het andere, is wat de grensarbeider onderscheidt van de traditionele werknemer die werkt in het land waar hij of zij woont.
Een grensarbeider heeft te maken met twee landen, waardoor het soms moeilijk is om te bepalen welke belasting- en sociale zekerheidsregels van toepassing zijn.
Op deze pagina bespreken we achtereenvolgens:
- Dubbelbelastingverdrag
- 183 dagen regeling
- Sociale zekerheid in het land waar minstens 25% van de arbeidstijd plaatsvindt in het woonland
- Salary split
- Feitelijk of formeel
- Ondersteunende documenten essentieel als bewijs
Dubbelbelastingverdrag
Om te voorkomen dat zowel het werkland als het woonland dezelfde inkomensbestanddelen belasten, is er tussen België en Nederland een dubbelbelastingverdrag gesloten, dat voor elke inkomenscategorie bepaalt welk land bevoegd is om de belasting te heffen.
Artikel 15 van dit Verdrag bepaalt dat bezoldigingen in beginsel belast worden in de staat waar de werkzaamheden worden uitgeoefend, tenzij de volgende drie voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn:
- Het verblijf in de werkstaat duurt niet langer dan 183 dagen gedurende een periode van 12 maanden
- Het salaris wordt niet betaald door of voor rekening van een werkgever in de werkstaat
- Het salaris wordt niet ten laste gelegd van een vaste inrichting van de werkgever in de werkstaat
183 dagen regeling
Zelfs indien niet aan de befaamde 183 dagenregel of 183 dagen bepaling voldaan is, kan het zijn dat er alsnog belastbaarheid in het werkland ontstaat. Veeleer gebeurt dit wanneer dat de werkgever in het werkland instaat voor de betaling van het loon.
Men is dan belastbaar in het land waar de werkgever is gevestigd, op voorwaarde dat die werkdagen ook effectief fysiek hebben plaatsgevonden in het werkland.
Indien men echter fysiek buiten het werkland actief is voor deze werkgever, op bijvoorbeeld thuiswerkdagen of in zogenaamde ‘derde landen’ anders dan België of Nederland, dan zijn deze werkdagen belastbaar in het woonland waar men is ingeschreven. Het andere land moet dan overeenkomstig het loon vrijstellen voor belastingdoeleinden.
Onze adviseurs zijn gespecialiseerd in al deze regelgeving en kunnen u geheel ontzorgen in advies en uitvoering van de salary split en loonadministratie voor uw grensarbeiders.
Het juist berekenen van dit belastingvoordeel vereist expertise van een deskundige.
Die taak willen we graag voor u uit handen nemen, zodat u alsnog maximaal profiteert van deze regeling.
Sociale zekerheid in het land waar minstens 25% van de arbeidstijd plaatsvindt in het woonland
Daar waar meer dan 1 land bevoegd kan zijn om belasting te heffen over een bepaald inkomen, geldt volgens de Europese Verordening 883/2004 dat men slechts in 1 enkel land sociaal verzekerd kan zijn. Normaliter is men sociaal verzekerd in het land waar de werkgever gevestigd is, tenzij dat men als werknemer een substantieel gedeelte van de activiteiten verricht in het woonland.
Concreet: wanneer dat minstens 25% van de arbeidstijd plaatsvindt in het woonland, kan men via een A1-verklaring dat dient te worden uitgegeven door het bevoegd orgaan in de lidstaat waar de werkgever gevestigd is, ervoor opteren om alsnog onderworpen te zijn aan de sociale zekerheidswetgeving van het woonland.
Thuiswerken is door de aanhoudende maatregelen omtrent het coronavirus vaak verplicht. Dit zal echter steeds meer de norm worden, ook nadat de overheidsinstanties de regels hebben versoepeld. In de praktijk is deze vorm van arbeidsflexibiliteit vaak een win-win situatie. Voor de werknemer omdat er een betere balans tussen werk- en privéleven ontstaat.
Voor de werkgever zit het voordeel in besparingen op kantoorruimte, maar ook in een beter gemotiveerd en productiever personeelsbestand. Wanneer een werkgever zijn grensarbeider toestaat om van thuis uit te werken, is het wel belangrijk de nodige aandacht te vestigen op de potentiële gevolgen van dit thuiswerk, zowel op fiscaal vlak als op vlak van de sociale zekerheid.
Voor wat betreft het verplicht thuiswerken tijdens de coronacrisis, hebben de Belgische en Nederlandse overheden een akkoord gesloten. De algemene regel omtrent thuiswerk is door de aanhoudende maatregelen tijdelijk opgeschort, om te voorkomen dat deze groep werkenden negatieve fiscale en sociale gevolgen zou ondervinden ten gevolge van de coronacrisis.
Grensarbeiders die van thuis werken, mogen dan ook belast worden door het land waarin de werkgever gevestigd is, alsof die werkdagen toch in het werkland hebben plaatsgevonden. Thuiswerkdagen die structureel plaatsvinden voor het uitbreken van de pandemie, vallen onder de algemene regel en hierop geldt de uitzondering niet.
Salary split
Door niet enkel te werken in het land waar de werkgever gevestigd is, wordt een salarissplitstructuur bekomen, waarbij dat men belastbaar is in woon- én werkland. Het grote voordeel is dat de fiscale tarieven hiervoor doorgaans lager liggen dan wanneer het gehele loon in één land zou worden belast.
Het Nederlandse en Belgische belastbare loon vallen dan immers in de lagere belastingschijven, waardoor men netto op jaarbasis meer overhoudt. Naast een lager belastingtarief, zijn er afhankelijk van de persoonlijke situatie en uitgaven van de werknemer nog meer fiscale optimalisaties mogelijk, waardoor de totale belastingdruk nog verder daalt.
Naast de voordelen die gelden voor werknemers, hoeft het geen betoog dat men als werkgever de loonkost kan verlagen door het aanwerven van een grensarbeider. Toch toont bovenstaande uiteenzetting duidelijk aan dat het raadzaam is zich te laten bijstaan door een fiscaal adviseur vooraleer dat men deze internationale dienstbetrekking contractueel vastlegt.
Zo dient naast de fiscaalrechtelijke aspecten de nodige aandacht te worden besteed aan de sociale en arbeidsrechtelijke gevolgen, en dit des te meer na de coronacrisis.
Feitelijk of formeel
Kortweg heeft men als werkgever 2 opties om de salary split toe te passen. Wanneer men slechts 1 payroll wenst te voeren en de mogelijkheid biedt om van thuis uit in het andere land te werken, creëert men een feitelijke salarissplit waarbij dat het voordeel voor de werknemer pas bekomen wordt na het voldoen van de aangifteverplichtingen in beide landen.
Het risico is dan wel reëel dat er een cashflowprobleem ontstaat. De teruggaaf in het werkland kan langer op zich laten wachten, dan de vraag tot betaling van de bijkomende belastingschuld in het woonland. Een manier om dit te tackelen, is de formele salary split.
Als werkgever voert men dan 2 afzonderlijke payrolls waarin men in de loonberekening maandelijks reeds rekening houdt met de fysieke aanwezigheid in werk- en woonland. Zo wordt er zowel Belgische bedrijfsvoorheffing als Nederlands loonheffing ingehouden. Het doel is om op niveau van het loon ervoor te zorgen dat het resultaat van beide aangiften zo dicht mogelijk bij 0 ligt en er niet aan prefinanciering gedaan moet worden.
Ondersteunende documenten essentieel als bewijs
Grensarbeid biedt aan werknemers en werkgevers de mogelijkheid om een minder belaste weg te bewandelen. Enige voorzichtigheid is echter geboden, zowel voor als na het opstellen van deze constructie. Basisregel blijft steeds dat de werkelijkheid weerspiegeld dient te worden in de aangiften.
Vanuit de Belgische en Nederlandse belastingdienst wordt er dan ook steeds meer en meer gevraagd om ondersteunende documenten aan te leveren die fungeren als bewijs voor deze fysieke aanwezigheid, en dus belasting.
De bewijslast hiervoor ligt steeds bij de belastingplichtige, waardoor het voor alle betrokken partijen belangrijk is een duidelijke en geordende administratie bij te houden.
Aarzel niet om hiervoor contact op te nemen met één van onze experts.
